SKY LINE BLOCK CONVENTION CENTER (ACTION PLAN)

ACTION PLAN

1.    Merencanakan ruang sidang/pertemuan untuk 4 komite berikut keperluan alat dan fasilitas penunjang.

Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam merencanakan ruang sidang/pertemuan :

Ø  Sebelum Dilaksanakan

·      Menentukan jenis ruangan dan layout ruangan yang akan digunakan, yaitu Classroom style dengan pertimbangan untuk pembagian 4 komite berdasarkan kepentingan masing-masing komite.

·  Mempersiapkan keperluan rapat yang digunakan pada saat acara berlangsung, yaitu : Flipchart, White Board, Screen, Bulletin Board, Podium, Audio Visual Equipment, Platform.

·      Serta menyiapkan fasilitas penunjang, yaitu : Note Pad, Pensil, air mineral, permen, dan bunga yang disusun pada meja resepsionis dan head table.

Ø  Selama Berlangsung

·  Menyusun prosedur registrasi yang efektif bagi para peserta dengan menggunakan buku tamu untuk memastikan jumlah peserta yang hadir dan menyediakan name tag untuk seluruh peserta.

·   Menampilkan Bulletin Board untuk memberikan informasi ruangan yang digunakan oleh “Ikatan ahli geologi Asia Pasific” kepada para peserta.

Ø  Setelah Dilaksanakan

·      Mempersiapkan transportasi (bus) per-komite bagi para peserta setelah acara dilaksanakan untuk kembali ke penginapan (Shuttle Service).

2. Merencanakan penempatan akomodasi dan perencanaan menu makanan termasuk permintaan-permintaan khusus dari peserta yang melakukan diet.

Ø  Menentukan tempat penginapan yang memiliki penawaran menarik dan disesuaikan dengan anggaran yang telah ditentukan.

Ø  Menyediakan Shuttle Service bagi para peserta yang berasal dari luar Indonesia, baik anggota tetap maupun para peninjau.

Ø  Menyusun rooming list bagi para peserta anggota tetap dan peninjau.

Ø  Jenis dan kualitas makanan harus sesuai dengan standar yg ada.

Ø  Menetapkan menu makanan dan tempat yang digunakan berdasarkan jumlah peserta yang ada, yaitu : breakfast, lunch, dinner, dan coffee break.

Ø  Menetapkan menu makanan khusus bagi para peserta yang melakukan diet berdasarkan jumlah peserta yang diet.

3.  Pembuatan rencana kegiatan rekreasi bagi peserta yang sebagian kecil didampingi istri dan sekertaris.

Ø  Susunan kegiatan rekreasi dan jamuan makan malam peserta “Ikatan ahli geologi Asia Pasific” :

(Suggestion)

·         Hari Pertama     

o   Acara       : Jamuan Makan Malam

o   Pukul       : 19.00-20.30 WIB

o   Tempat    : Sky Line Block Convention Centre

·         Hari Keempat    

o   Tujuan Pertama

§  Tempat    : Taman Mini Indonesia Indah Jakarta

§  Pukul       : 09.00-12.00 WIB

o   Tujuan Kedua

§  Tempat    : Kota Tua Jakarta

§  Pukul       : 12.30-14.30 WIB

4. Pembuatan rencana-rencana lain yang menarik  yang kiranya dapat menentukan dipakainya Sky Line Block sebagai tempat pertemuan oleh Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific, sebagaimana yang dijanjikan oleh Mr.Raul Punjabi.

Ø  Membuat paket MICE yang lebih inovatif dan kreatif disertai dengan harga yang kompetitif

Ø  Meningkatkan pelayanan dan mengembangkan profesionalisme diberbagai bidang.

Ø  Menetapkan strategi pemasaran yang tepat.

Ø  Memperbaharui fasilitas-fasilitas yang ada.

5.    Keputusan final penggunaan Sky Line Block sangat tergantung dari ulasan-ulasan saudara yang logis dan konkrit serta menarik.

Dalam penentuan lokasi penyelenggaraan MICE dalam setiap event nasional maupun internasional terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan yang menjadi aspek penting bagi pihak penyelenggara dalam memfasilitasi kegiatan MICE yang diadakan oleh beberapa  corporate ataupun organisasi tertentu. Aspek-aspek tersebut, antara lain :

Ø  Aspek Keamanan : Keamanan merupakan hal penting dalam penyelenggaraan kegiatan MICE yang diadakan oleh suatu organisasi, untuk menghindari resiko terjadinya hal-hal buruk yang akan terjadi pada saat kegiatan tersebut berlangsung.

Ø  Aspek Kenyamanan : Kenyamanan bagi para anggota/peserta MICE harus selalu diperhatikan untuk menghindari keluhan ataupun kekurangan yang terdapat dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut.

Ø  Aspek Keindahan : Penyusunan dalam design layout yang indah akan membuat penyelenggaraan MICE menjadi lebih menarik bagi para peserta maupun tamu undangan.

Ø  Aspek Modern : Peralatan dan perlengkapan yang modern menjadi pilihan bagi setiap organisasi, hal ini dikarenakan setiap organisasi membutuhkan fasilitas pendukung dalam setiap kegiatan MICE.

Aspek kesehatan : Kebersihan dan sanitasi menjadi unsur penting dalam setiap penyelenggaraan MICE, baik dari segi menu makanan maupun lingkungan lokasi penyelenggaraan.